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如何使用Excel巧设通知书系统

每学期结束时,老师需要给每个学生的家长发一份通知,内容包括学生的成绩、评语等。以前我们往往是手工填写或者打印,要繁琐的对学生成绩进行排名和录入,工作量非常大。其实可以利用Excel的一些功能和作用对学生成绩进行排名,实现批量打印通知书。这里以某校期末通知书的打印为例,介绍一下具体的实现方法。

整理分数和评语

通常,一份标准的家长通知一般需要包括学生的成绩和老师的评语。所以在打印通知之前,一定要把这些资料整理好,启动Excel2007,新建一个工作簿并命名,比如“打印2009年通知”,在里面新建一个工作表,命名为“学生成绩明细”。在这个表中,复制了每个学生的成绩。由于学生的成绩仍然需要汇总和排名,请在“总分”下的单元格I2中输入公式“=SUM(B2:H2)”,在“排名”下的单元格J2中输入公式“=' th RANK(I2,$I$2:$I$71)' first name '”,然后组合这两个公式

图1

此外,由于需要将教师的评论添加到通知中,因此创建了一个新的工作表,并将其命名为“教师的评论”。然后,将学生成绩明细中的学生列表复制到该表的A列中,然后在B列中输入教师对每个学生的评语(图2)。

图2

设计通知打印模板

虽然每个学校的家长通知格式可能不完全一样,但基本是一样的。创建一个新工作表,并将其命名为“批量打印通知”。然后在这个表格的A2:K24单元格区域,根据你学校的要求,输入家长通知的必要内容,如标题、开场白、年级表、意见表以及家长填写意见的位置(图3)。

图3

要实现批量打印,必须在该通知模板中增加一个通知序号选择单元格,以便在该单元格中通过不同的序号显示不同的上级通知。在单元格L3中输入“请输入序列号”,然后确定单元格M3为通知序列号选择单元格。同时为了自动引用以前学生成绩明细中每个学生的数据,输入公式“=OFFSET(学生成绩明细!$A$2,$ m $3 * 1-1,0)“”,输入公式“=VLOOKUP($A$12,学生成绩详情!$A$2:$K$60,2,0)”,并输入公式“=VLOOKUP($A$12,学生成绩明细!$ a $2: $ k $60,3,0)”等等,然后输入公式“=VLOOKUP($A$12,老师评论!$A$2:$B$71,2,0).这样,当在M3单元格中输入1时,通知模板中将显示第一个学生的家长通知,而当输入2时,将显示第二个学生的家长通知。

需要注意的是,这里使用了OFFSET、VLOOKUP等函数,用于根据单元格M3中的值自动引用学生成绩明细对应的学生姓名,并在成绩和评语中自动引用对应的学生成绩和评语,而公式“OFFSET(学生成绩!$A$2,$ m $3 * 1-1,0)“”中的$M$3*1基于不同数据之间的行数。如果有两行,可以修改为$M$3*2。

控制,高效率批量打印通知

在前面设计的通知模板的基础上,你可以使用控件对通知进行批量打印。在N2和N3分别输入开始序号和结束序号,用后面的单元格O2和O3作为批量打印通知的开始序号。然后,单击“开发工具”菜单,单击“控件”功能区中的“插入”选项,在弹出的控件列表中选择“ActiveX控件”中的命令按钮

然后,右键单击该按钮控件,在弹出的右键菜单中选择“属性”命令,在弹出的“属性”对话框中,将该按钮控件的Caption属性,即按钮标题改为“批量打印通知”。然后右键单击该按钮控件,选择“查看代码”命令,在弹出的VBA编辑窗口中输入如下批量打印命令:

私有子命令Button1_Click()

对于i=范围(' o2 ')到范围(' o3 ')

范围(' m3')=i

ActiveSheet。打印输出

然后

末端接头

输入完毕后,关闭VBA编辑框,点击控件功能区中的设计模式选项,退出设计模式,然后选择下一张通知书的打印区域,最后在O2和O3单元格中输入批量打印家长通知书的起始序号,如1 ~ 50,最后点击批量打印通知书按钮,立即打印出所需的50个学生的通知书。

以上批量打印仅用于通知打印。实际上,通过使用上述方法,稍加修改,也可以应用于其他批量打印工作领域,如打印标签、缴费通知单、成绩单等。通过这种方法,可以大大提高工作效率,降低工作失误的概率。

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如何使用Excel巧设通知书系统

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