中国投资网 百科 excel中如何进行数据有效性的设置(在excel中如何设置数据有效性)

excel中如何进行数据有效性的设置(在excel中如何设置数据有效性)

其实只要合理设置数据有效性规则,就可以避免错误。通过下面两个例子,体验Excel 2010数据有效性的妙用。

示例1:拒绝输入重复数据

身份证号、工作证号等个人ID是唯一的,不允许重复。如果在Excel中输入重复的ID,会给信息管理带来不便。我们可以通过设置Excel 2010的数据有效性来拒绝输入重复数据。

运行Excel 2010,切换到“数据”功能区,选择要输入数据的列(如A列),点击数据有效性按钮,打开“数据有效性”窗口。

切换到设置选项卡,下拉允许下拉框,选择自定义,在公式列输入“=countif(a:a,a1)=1”(不带双引号,用半角英文输入)。

切换到错误警告页签,选择错误警告信息的样式,填写标题和错误信息,最后点击确定,完成数据有效性设置。

这样在a列输入身份证等信息,当输入信息重复时,Excel立即弹出错误警告,提示我们输入错误。

此时只需点击“否”,关闭提示消息框,重新输入正确数据,避免输入重复数据。

示例2:快速找出无效数据

用Excel处理数据时,有些数据的范围是有限的。例如,百分制测试的分数必须是0到100之间的某个数据。如果输入的数据超出此范围,则为无效数据。如果使用人工审核的方式,从浩如烟海的数据中发现无效数据是很麻烦的。我们可以利用Excel 2010的数据有效性快速找出表格中的无效数据。用Excel 2010打开一个要审核的Excel表单,选择要审核的区域,切换到数据功能区,点击数据有效性按钮,打开数据有效性窗口,切换到设置页签,打开允许下拉框,选择小数,打开数据下拉框,选择Between,设置最小值为0,最大值为100。

设置数据有效性规则后,点击“?”在数据功能区上数据有效性按钮的右侧。从下拉菜单中选择“圈选无效数据”。表格中的所有无效数据都会被一个红色的椭圆圈释放,错误数据一目了然。

以上两个例子说明了Excel 2010数据有效性的妙用。其实这只是冰山一角。数据有效性还有很多其他的应用,需要在实际使用过程中去探索。

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